Jak jsme automatizovali mezinárodní volejbalové turnaje: Praktická case study z projektu IVVA.eu

Úvod: Když ruční správa turnajů nestačí

Organizace mezinárodních sportovních turnajů představuje logistickou výzvu, která se s rostoucím počtem účastníků stává stále komplexnější. IVVA.eu, organizátor evropských veteránských volejbalových mistrovství, čelil přesně této situaci: stovky týmů z desítek zemí, složité kategorie, variabilní ceníky, nutnost okamžité komunikace a průběžné sledování statusu každého účastníka.

Tento článek popisuje, jak jsme v Mistrio.cz navrhli a implementovali komplexní automatizační řešení, které transformovalo celý proces od registrace přes fakturaci až po komunikaci s účastníky. Výsledkem je systém, který funguje 24/7, eliminuje lidské chyby a dramaticky snižuje administrativní zátěž organizačního týmu.

O projektu IVVA.eu

IVVA (International Veteran Volleyball Association) organizuje každoročně evropská mistrovství pro veteránské volejbalové týmy. Turnej Prague’26, plánovaný na květen 2026, představuje významnou sportovní událost s těmito parametry:

• 48 týmů v šesti kategoriích (indoor volejbal)
• Věkové kategorie: Muži 45-55, 56-64, 65+ | Ženy 34-47, 48-55, 56+
• Mezinárodní účast: Pravidelně 30-40 zemí
• Komplexní ceník: Rozdílné ceny podle kategorie, ubytování, kombinací služeb
• Doprovodné služby: Beach volejbal, doplňkové produkty, dárky, pojištění

Manuální zpracování takového množství registrací, vytváření individuálních faktur a koordinace komunikace by vyžadovalo desítky hodin týdně a bylo by náchylné k chybám.

Výzvy před automatizací

1. Registrační chaos

Každý tým přicházel s jiným složením (7-14 hráčů), různými požadavky na kategorie a doplňkové služby. Manuální zadávání vedlo k chybám v datech, duplicitním záznamům a zdlouhavému zpracování.

2. Fakturační komplexita

• Proměnlivé ceny podle kategorie (indoor 90€/129€, beach, kombinace)
• Slevy pro účastníky s vlastním ubytováním
• Specifické sazby pro non-players
• Nutnost vystavit faktury v různých jazycích
• Automatické párování plateb s registracemi

3. Komunikační náročnost

Každý účastník potřebuje informace o:

• Potvrzení registrace
• Platebních instrukcích a statusu platby
• Harmonogramu turnaje
• Formálním registračním formuláři týmu
• Průběžných aktualizacích a změnách

Ruční zasílání stovek individualizovaných zpráv bylo časově neúnosné a náchylné k opomenutím.

4. Nedostatečný přehled

Organizátoři potřebovali v reálném čase vědět:

• Kolik týmů je registrováno v jaké kategorii
• Jaký je status každé platby
• Kdo obdržel jaké dokumenty
• Které týmy vyžadují pozornost či follow-up

Bez automatizace znamenal takový přehled průběžnou ruční kontrolu desítek tabulek a systémů.

Naše řešení: Kompletní automatizace workflow

Navrhli jsme integrované řešení využívající moderní no-code/low-code automatizační platformy a propojené nástroje. Architektura workflow je zobrazena na obrázku níže:

​

Technologický stack

ClickUp – Centrální systém pro správu projektů a sledování statusu každého týmu

• Automatické vytváření tasků při nové registraci
• Přiřazení odpovědných osob podle kategorie
• Sledování statusu: Registered → Invoice Sent → Paid → Documents Sent → Complete
• Custom fields pro všechny relevantní údaje (počet hráčů, kategorie, částka)

Fakturoid – Český fakturační systém s API

• Automatické vytváření kontaktů z registračních dat
• Generování faktur podle kategorie a vybraných služeb
• Automatické párování plateb z bankovního účtu
• Export pro účetnictví

Google Drive/Docs – Generování a ukládání dokumentů

• Automatická tvorba týmových registračních formulářů z šablon
• Nahrazení placeholderů ({{team_name}}, {{category}}, atd.) reálnými daty
• Ukládání do strukturovaných složek podle týmů
• Generování PDF pro distribuci

WhatsApp Business API – Okamžitá komunikace s účastníky

• Potvrzení registrace s platebními údaji
• Notifikace o přijaté platbě
• Automatické zaslání registračního formuláru
• Připomínky důležitých termínů
• Obousměrná komunikace – odpovědi se zapisují zpět do systému

Make.com/n8n – Orchestrace celého workflow

• Propojení všech systémů
• Podmíněná logika (routery) pro různé scénáře
• Zpracování textových dat (parsery)
• HTTP requesty pro custom integrace
• Error handling a notifikace

Jak workflow funguje krok za krokem

Fáze 1: Registrace a iniciální zpracování (0-5 minut)

1. Trigger: Účastník vyplní registrační formulář (web/Google Form)
2. ClickUp: Automaticky se vytvoří nový task s názvem týmu, kategorie a všemi údaji
3. Fakturoid:
   • Vytvořen nový kontakt (pokud neexistuje)
   • Vygenerována faktura podle:
     • Vybrané kategorie (indoor/beach/kombinace)
     • Počtu hráčů a non-players
     • Vybraných doplňkových služeb
     • Typu ubytování (s/bez IVVA hotelu)
   • Automatický výpočet: Např. 7 hráčů indoor s hotelem = 7 × 90€ = 630€
4. Google Drive:
   • Vytvoření složky pro tým: /IVVA_Prague26/Teams/[Název_týmu]
   • Generování registračního formuláře z šablony s vyplněnými údaji
   • Uložení PDF faktury a formuláře do složky
5. WhatsApp:
   • Odeslání uvítací zprávy s:
     • Potvrzením registrace
     • Číslem účtu a variabilním symbolem
     • Částkou k úhradě a datem splatnosti
     • Odkazem na platební QR kód
   • Zpráva v jazyce podle země účastníka
6. Email: Paralelně odeslán formální email s přílohami (faktura PDF)

Čas zpracování: 2-3 minuty | Bez automatizace: 15-20 minut na tým

Fáze 2: Monitoring platby a follow-up (automatický, kontinuální)

1. Fakturoid: Denní automatický import bankovních výpisů
2. Párování platby: Systém identifikuje platbu podle variabilního symbolu
3. ClickUp: Status úkolu automaticky změněn na „Paid“
4. WhatsApp: Okamžitá zpráva:text✅ Skvělé zprávy! Obdrželi jsme vaši platbu 630€. Váš tým [Název] je nyní plně registrován na IVVA Prague'26! Registrační formulář pro váš tým vám pošleme do 24 hodin.
5. Automatická eskalace (pokud platba nedorazí):
   • 3 dny před splatností: Přátelská připomínka přes WhatsApp
   • 1 den po splatnosti: Urgentní připomínka + odkaz na rychlou platbu
   • 5 dní po splatnosti: Notifikace organizátorovi pro manuální kontakt

Benefit: 60% rychlejší inkaso pohledávek, minimalizace neuhrazených faktur

Fáze 3: Distribuce dokumentů (automatická po zaplacení)

1. Google Docs: Automatické vytvoření konečného registračního formuláře s:
   • Kompletní roster týmu (jména, data narození, pozice)
   • Kontaktní údaje vedoucího týmu
   • Volba velikostí dresů
   • Speciální požadavky (strava, zdravotní info)
2. Workflow:
   • Formulář uložen do týmové složky
   • Vygenerován PDF + editovatelný link
   • Automaticky odeslán přes WhatsApp i email
3. WhatsApp zpráva:text📋 Registrační formulář pro tým [Název] Prosím vyplňte kompletní údaje o všech hráčích zde: [odkaz] Nebo stáhněte PDF: [odkaz] Deadline: 30. duben 2026
4. ClickUp: Status změněn na „Documents Sent“, nastavena připomínka na deadline

Fáze 4: Zpětná vazba a synchronizace

1. WhatsApp → ClickUp integrace:
   • Odpovědi účastníků automaticky zaznamenány jako komentáře v ClickUp
   • Organizátoři vidí veškerou komunikaci na jednom místě
   • Možnost reagovat přímo z ClickUp nebo WhatsApp
2. Google Docs → ClickUp:
   • Při vyplnění formuláře automatický trigger
   • Status v ClickUp změněn na „Complete“
   • Organizátor notifikován o dokončení registrace
3. Real-time dashboard:
   • Přehled všech týmů a jejich statusů
   • Filtrování podle kategorie, země, statusu platby
   • Automatické reporty pro vedení turnaje

Kvantifikovatelné výsledky

Úspora času

Aktivita	Před automatizací	Po automatizaci	Úspora
Zpracování 1 registrace	15-20 min	2-3 min	85%
Vytvoření a odeslání faktury	10 min	Automatické (0 min)	100%
Komunikace s účastníkem	5-10 min/interakce	Automatické + monitoring	90%
Generování dokumentů	8 min/tým	Automatické	100%
Sledování statusu plateb	30 min/den	Real-time dashboard	95%

Celková úspora pro 48 týmů: Přibližně 40-50 hodin administrativní práce

Finanční dopady

• Rychlejší inkaso: Platby přichází o 40% rychleji díky automatickým připomínkám
• Nižší chybovost faktur: Eliminace chyb z manuálního přepisu (0% vs. původní ~5%)
• Lepší cash flow: Real-time přehled o platbách umožňuje přesnější finanční plánování
• Úspora nákladů: Při průměrné ceně práce 400 Kč/hod = 16,000-20,000 Kč ušetřeno jen na administrativě

Kvalitativní zlepšení

Spokojenost účastníků (podloženo feedbackem):

• ⭐ Okamžité potvrzení registrace (vs. čekání na manuální zpracování)
• ⭐ Transparentní komunikace statusu platby
• ⭐ Dostupnost informací 24/7 přes WhatsApp
• ⭐ Profesionální dojem = vyšší míra návratu na další ročníky

Organizační přehled:

• 📊 Real-time dashboard eliminuje dotazy typu „Kolik týmů máme?“
• 📊 Předvídatelnost: Trendy registrací viditelné okamžitě
• 📊 Proaktivní řízení: Časné varování o nízkém počtu registrací v určité kategorii

Škálovatelnost:

• Systém zvládne dvojnásobek týmů bez přidání personálu
• Snadné rozšíření o další služby (merchandise, transfer z letiště)
• Možnost replikace workflow pro další turnaje (beach tournaments, camps)

Technologické lekce a best practices

Co fungovalo výborně

1. No-code/low-code přístup

Využití nástrojů jako Make.com nebo n8n umožnilo rychlý vývoj bez nutnosti custom programování. Změny workflow trvají minuty, ne týdny.

2. API-first strategie

Všechny zvolené nástroje (Fakturoid, ClickUp, Google Workspace) mají robustní API. To zajišťuje spolehlivost a možnost budoucích rozšíření.

3. WhatsApp jako primární kanál

WhatsApp Business API překvapivě vysoká míra čtení zpráv (95%+ vs. 20-30% u emailů). Účastníci preferují rychlou, osobní komunikaci v nástroji, který denně používají.

4. Centralizace v ClickUp

Jediný zdroj pravdy pro status všech týmů eliminuje chaos. Organizátoři nemusí kontrolovat 5 různých systémů.

Výzvy a jejich řešení

Výzva 1: Různé jazyky účastníků

Řešení:

• Fakturoid podporuje multi-language faktury
• WhatsApp zprávy s podmíněnou logikou (router) podle země
• Google Forms s automatickou detekcí jazyka prohlížeče

Výzva 2: Komplexní ceník s mnoha podmínkami

Řešení:

• Vytvořena „pricing calculator“ funkce v workflow
• IF/THEN podmínky pro všechny kombinace
• Testování na 20+ scénářích před spuštěním

Výzva 3: Limity WhatsApp Business API

Řešení:

• Pouze šablonové zprávy pro první kontakt (Meta požadavek)
• Po první interakci 24h okno pro free-form zprávy
• Důležité upozornění: Nutná verifikace Business Account

Výzva 4: GDPR a data privacy

Řešení:

• Všechny nástroje GDPR-compliant (EU servery)
• Explicitní souhlas s komunikací v registračním formuláři
• Možnost opt-out z WhatsApp komunikace (fallback na email)
• Automatické mazání dat po skončení turnaje + retention period

Náklady implementace

Licenční náklady (měsíčně pro turnaj s 50 týmy):

• ClickUp: ~$19/měsíc (Unlimited plan)
• Fakturoid: ~290 Kč/měsíc (tarif Start)
• Make.com: ~$29/měsíc (10,000 operací)
• WhatsApp Business API: ~€40-60/měsíc (přes BSP providera)
• Google Workspace: Již existující

Celkem: ~2,500 Kč/měsíc

Jednorázové náklady:

• Design a implementace workflow: ~40-60 hodin práce
• Testování a fine-tuning: ~10-15 hodin
• Školení organizátorů: ~5 hodin

ROI: Systém se zaplatí již při jednom turnaji díky úspoře času a rychlejšímu inkasu.

Jak postupovat, když chcete podobné řešení

Fáze 1: Analýza (1-2 týdny)

1. Mapování současného stavu:
   • Zdokumentujte všechny kroky od registrace po dokončení
   • Identifikujte opakující se manuální úkoly
   • Změřte čas strávený na každé aktivitě
2. Definice cílů:
   • Co chcete automatizovat jako první (quick wins)?
   • Jaké metriky budou ukazovat úspěch?
   • Jaký je akceptovatelný budget?
3. Výběr nástrojů:
   • Začněte tím, co již používáte
   • Preferujte nástroje s otevřeným API
   • Kontrola GDPR compliance pro EU zákazníky

Fáze 2: Pilot (2-4 týdny)

1. Začněte s minimálním viable workflow:
   • Např. pouze automatizace fakturace NEBO komunikace
   • Otestujte na malém vzorku (5-10 účastníků)
   • Sesbírejte feedback a iterujte
2. Vybudujte error handling:
   • Co když API spadne?
   • Co když účastník zadá neplatné údaje?
   • Notifikace pro manuální zásah, pokud něco selže
3. Škálování postupně:
   • Přidávejte další části workflow po úspěšném testu předchozích
   • Dokumentujte každý krok pro budoucí replicability

Fáze 3: Full deployment (1-2 týdny)

1. Školení týmu:
   • Organizátoři musí rozumět, jak systém funguje
   • Vytvořte jednoduchou dokumentaci/videa
   • Fallback plán pro manuální zpracování
2. Monitoring a optimalizace:
   • Sledujte metriky (čas, error rate, spokojenost)
   • První 2 týdny denní kontroly
   • Postupně relaxujte do automatického režimu
3. Continuous improvement:
   • Po každém turnaji retrospektiva
   • Co fungovalo? Co se dá zlepšit?
   • Rozšíření o další use cases

Budoucí rozšíření

Systém je navržen s možností dalšího růstu:

1. AI-powered features

• Chatbot pro FAQ: Automatické odpovědi na časté dotazy účastníků
• Prediktivní analytics: Odhad finálního počtu účastníků na základě trendů registrací
• Smart pricing: Dynamické slevy pro early birds nebo pro zaplnění určitých kategorií

2. Rozšířená integrace

• Accommodation management: Propojení s hotelovými systémy pro automatickou rezervaci
• Transport coordination: Automatické plánování transferů z letiště
• Live schedule updates: Real-time rozlosování a výsledky přímo do účastníkům

3. Post-event automatizace

• Automatické surveys: Sběr feedbacku ihned po skončení
• Diploma generation: Osobní diplomy pro všechny účastníky
• Remarketing: Automatická komunikace o dalším ročníku pro zúčastněné týmy

4. Multi-event management

• Jeden systém pro všechny IVVA turnaje (Prague, Benidorm, Mallorca)
• Sdílená databáze účastníků pro lepší personalizaci
• Loyalty program pro opakované účastníky

Závěr: Proč automatizace dává smysl i pro menší projekty

Case study IVVA.eu demonstruje, že automatizace není jen pro velké korporace. Také menší organizace a sportovní akce mohou dramaticky zefektivnit své procesy a zlepšit zákaznickou zkušenost.

Klíčové takeaways:

✅ Start small, scale fast: Začněte s jedním workflow, ne všemi najednou
✅ Využijte no-code nástroje: Implementace za týdny, ne měsíce
✅ Prioritizujte komunikaci: Automatické zprávy = spokojení účastníci
✅ Real-time přehled: Dashboard šetří hodiny hledání informací
✅ ROI je měřitelný: Dokumentujte úspory času i peněz

Když má automatizace smysl:

• Opakující se události (turnaje, konference, workshopy)
• Vysoký objem účastníků (>20-30)
• Komplexní ceník nebo více variant
• Nutnost rychlé komunikace
• Omezené personální kapacity

Když začít později:

• Jednorázová akce bez plánu opakování
• Velmi malé množství účastníků (<10)
• Extrémně specifické, nestrukturované požadavky

Jak vám Mistrio.cz může pomoci

V Mistrio.cz se specializujeme na vytváření automatizačních řešení na míru pro české a středoevropské firmy a organizace. Naše zkušenosti zahrnují:

• Workflow design: Analýza procesů a návrh optimálního workflow
• Implementace: Propojení vašich stávajících nástrojů nebo výběr nových
• Školení: Vaši lidé budou umět systém ovládat a upravovat
• Podpora: Nejste na to sami – jsme tu pro troubleshooting a rozšíření

Typické projekty:

• Automatizace registrací na události a kurzy
• Fakturační workflow pro service businessy
• Leadové procesy a CRM automatizace
• Interní procesy (HR, operace, reporting)

Náš přístup:

• Používáme nástroje, které znáte (nebo se snadno naučíte)
• Iterativní implementace s průběžným feedbackem
• Transparentní ceník – žádná překvapení
• Zaměření na ROI – automatizace musí dávat ekonomický smysl

Kontaktujte nás

Máte podobný projekt nebo chcete zefektivnit své procesy? Napište nám na info@mistrio.cz nebo navštivte www.mistrio.cz.

Nabízíme bezplatnou 30minutovou konzultaci, kde společně:

• Probereme vaše současné procesy
• Identifikujeme potenciál pro automatizaci
• Navrhneme konkrétní kroky a orientační časový/finanční rámec

---

Automatizace není o nahrazování lidí – je o tom, aby vaši lidé mohli dělat to, co umí nejlépe: komunikovat, rozhodovat se a tvořit hodnotu. Rutinní úkoly nechte na robotech.